Источник: http://hi-edu.ru/e-books/xbook846/01/part-025.htm

Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений. Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться в конкретных ситуациях и принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать его своевременное выполнение.

Владение информацией означает обладание реальной властью — ведь нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач, пониманием этих задач работниками, уровнем опыта и образования последних. Причем, чем они выше, тем меньше работники нуждаются в дополнительной и более подробной разнообразной информации. Организационно-практическая деятельность менеджера и аппарата управления в целом также во многом носит информационный характер, так как включает получение своевременной и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о принятых решениях. Обеспечение принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией — центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предприятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия — получение прибыли. На машиностроительных предприятиях существуют следующие виды первичной информации:

• Статистическая;

• Оперативно-отчетная;

• Планово-экономическая;

• Бухгалтерская;

• Финансовая;

• Техническая;

• Технологическая;

• Правовая;

• Конструкторская;

• Ремонтная;

• Справочная;

• По кадрам;

• По материально-техническому снабжению;

• По капитальному строительству;

• По новой технике;

• По нормированию и оплате труда.

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием. Она включает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др. По месту образования и направлению информационных потоков различают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы).

Исходящая информация включает сведения, поступающие от предприятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья). Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внешнюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (карточки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной продукции, различные технологические схемы). По назначению информация может быть оперативной, служащей для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначенной для анализа итогов его деятельности. По возможности применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных проблем. По полноте охвата объекта различают частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые решения.

По степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем), функциональной — для решения родственных проблем, индивидуализированной — содержит сведения только о данной проблеме. По степени готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения. По роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую. По степени значимости информацию делят на важную и желательную, без которой в крайнем случае можно обойтись (о промежуточных итогах работы, внутренней жизни коллектива).

По степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен, принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения. По возможности закрепления и хранения выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, хранящуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещественные, магнитные и электронные носители. По способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. По времени получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная. По степени конфиденциальности различают информацию для общего пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекретную, особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации в менеджменте предъявляются следующие требования:

• Актуальность;

• Ценность;

• Полезность;

• Краткость;

• Четкость;

• Однозначность формулировок;

• Своевременность поступления;

• Правильный отбор первичных сведений;

• Непрерывность сбора и обработки сведений;

• Точность и достоверность;

• Оптимальность систематизации.

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельности накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной информации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразованных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствуюгдим образом и не использованы для какой-либо цели, они не являются информацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно сказать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на преодоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлением тех или иных действий. 

Cобранные данные и способы, используемые для их сбора, различаются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предприятиях. Основным носителем информации служит документ, под которым понимается материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов охватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводством. 

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распоряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременности, полноты и достоверности. Эффективный процесс управления предприятием невозможен без обладания широкой информацией о предприятии в целом, внешнем окружении и многих других факторах, непосредственно влияющих на принятие управленческих решений. Управленческая информация имеет как внутренние, так и внешние источники. К внутренним источникам относится бухгалтерская и статистическая отчетность, различные текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые в соответствии с особыми решениями руководства.

Внешние источники получения информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить менеджеров предприятий, а также специалистов различных подразделений — маркетологов, сбытовиков, снабженцев, представителей информационных служб, участников различных деловых встреч, совещаний, переговоров, выставок, ярмарок. В рамках служебных контактов, встреч, бесед, дискуссий и т.п. они имеют возможность осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений, интересующих конкретное предприятие, которое они представляют, информацию об объектах и процессах, ценах на соответствующую продукцию, перспективах покупательского спроса и др.

Другим источником данных служат лица, не имеющие прямого отношения к конкретному предприятию. Это могут быть поставщики сырья и материалов, партнеры и посредники, покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, бывшие работники конкурирующих организаций, представители различных предпринимательских объединений. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в целом и его производственных и вспомогательных подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития этого предприятия. 

Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих, которые являются основными пользователями базы данных. На многих предприятиях созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации. Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем. Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получило широкое распространение.

В современных условиях экономического развития управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет ведущую роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие рациональных и своевременных управленческих решений, определение четких направлений развития организации. Наличие достоверной информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает успешное функционирование организации на рынке и ставит ее в более выгодные условия. При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи. С этой целью создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест сотрудников, средств коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала. В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления. 

Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов, основной функцией которой является обеспечение принятия оптимальных управленческих решений. Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т.е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным и другим позитивным результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого процесса управления. Под автоматизированной системой управления понимается совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющих осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам. Важнейшим требованием, предъявляемым к автоматизированным системам управления, является общность принципов функционирования. Такими принципами признается: 

• Методологическое единство. Оно заключается в единстве методов решения экономических задач в каждом одноименном звене системы;

• Информационное единство, которое включает использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

• Техническое единство, которое заключается в технической, программной и кодовой совместимости используемых вычислительных и других технических средств;

• Информационно-техническое обеспечение управления составляет комплекс всех технических средств, используемых при работе информационных систем, которые отличаются большим разнообразием и позволяют решать широкий спектр задач. Уровень информационно-технического обеспечения управления определяется целями конкретной организации.

Можно выделить три наиболее существенные группы технических средств, используемых в процессе управления:

• Средства вычислительной техники (персональные и портативные компьютеры различной мощности и назначения);

• Средства коммуникации;

• Средства оргтехники (телефон, телетайп, копировальная техника, диктофоны, радиотехника и др.).

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему. Принятие оптимальных управленческих решений в сложных условиях хитросплетения многочисленных факторов может быть достаточно обоснованным при использовании научных методов, базирующихся на количественных оценках. В настоящее время переработка огромных потоков информации на промышленных предприятиях совершенно немыслима без использования современных компьютеров. Широкое внедрение компьютеров не только дало возможность перерабатывать огромные потоки информации, но и породило новую концепцию менеджмента, обеспечивающую эффективное структурирование информационных потоков на основе математических моделей, применения линейного и динамического программирования. Именно органическое соединение нового способа работы с инновационными принципами управления и их последовательное внедрение в практику менеджмента является действенным инструментом контроля создающихся ситуаций.

Средства коммуникации предназначены в первую очередь для передачи информации. Сейчас стало уже стандартом, что все компьютеры организации объединены в локальную вычислительную сеть (ЛВС). При этом используются как проводные, так и беспроводные (смешанные) сети. Если компьютеры и оргтехника являются составными частями информационных систем, то такие устройства как хабы, свичи, средства соединения и им подобные позволяют соединить раздельные компоненты в единую информационную систему. ЛВС предназначены для мобильного обмена информацией внутри предприятия и позволяют своевременно получать данные с различных этапов производства. Для менеджера — это эффективная возможность контролировать работу своих подчиненных без отрыва их от трудового процесса.

Активное использование Интернета дает возможность не только оперативно получать необходимую информацию и сетевые ресурсы, но и дает возможность быстро передавать определенные сведения в отдаленные регионы. Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия, которые необходимы как вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности. К средствам оргтехники можно отнести разнообразные устройства и приспособления:

• Различные канцелярские товары и инструменты (карандаши, авторучки, диспетчерские доски и др.);

• Управленческие машины для получения и фиксации необходимых данных, их копирования и размножения;

• Средства связи.

Так, например, средства связи играют существенную роль в системе управления, так как от их технического уровня во многом зависят затраты времени на получение и обработку информации. Селектор позволяет руководителю предприятия оперативно поддерживать связь со всеми подразделениями предприятия, телетайп может автоматически записывать телеграфные сообщения, телекс дает возможность включиться в сеть международного абонентного телеграфного обслуживания, оборудованную автоматическими телеграфными станциями и объединяющую более 150 национальных сетей. Факсимильная (фототелеграфная) связь представляет собой надежный способ передачи различной графической информации, текста, таблиц, схем, чертежей, фотографий средствами связи. С помощью принтера можно перенести цифровое изображение или гипертекст на физический носитель — бумагу, а сканер позволяет перевести информацию в цифровой вид. Кроме того, возможно использование оргтехники, которая совмещает в себе несколько функций. Важнейшее условие эффективного функционирования всего комплекса технических средств это совместимость интерфейсов.