Подсистема управления документацией КИСМ  предназначена для реализации всего спектра задач по работе с внешними и внутренними нормативными и техническими документами предприятия и/или холдинга.

Подсистема управления документацией может использоваться как часть системы КИСМ, закрывая вопросы хранения и актуализации фонда нормативных документов (вненего и внутреннего), используемых в различных системах менеджмента, так и как самостоятельное решение, автоматизирующее процесс создания, согласования и утверждения внутренней нормативной документации, продаваемое под ТМ КБНТИ.

В полной своей функциональности подсистема управления документацией решает 2 основные задачи:

1. Создание и управление единым фондом НД;
2. Автоматизация процессов стандартизации.

1. Управление фондом нормативных документов

Весь фонд используемых нормативных документов можно поделить на внешние и внутренние нормативные документы.

Управление фондом вешних нормативных документов включает в себя:

• Поставку и сопровождение внешних НД: пополнение и актуализация внешнего фонда НД, поставка новых версий;
• Структуризацию фонда внешних нормативных документов по различным принципам без дублирования информации
• Информирование об изменениях/поступлениях, Оптимизация затрат на приобретение НД (исключение повторного приобретения НД, приобретение НД сборниками).
• Автоматизацию процессов по работе с НД (частично)

Управление фондом внутренних нормативных документов включает в себя:

• Создание и поддержание структурированного хранения внутренних документов;
• Хранение всех исторических версий, изменений к НД;
• Хранение всех сопутствующих документов;
• Хранение документов в различных форматах (PDF, DOCX, HTML, XML и др.);
• Информирование о появлении изменений, новых версий, новых документов;
• Работа с полным текстом документа во встроенном вьювере и/или в текстовом редакторе Р7 офис.

Подсистема управления документацией КИСМ для всех видов нормативных документов:

1. Обеспечивает оперативный и удобный доступ сотрудников ко всему фонду документов;
2. Позволяет осуществить разнообразные поиски: контекстные, атрибутивные (по набору полей карточки документа, по полному тексту документа), полнотекстовые;
3. Позволяет автоматизировать процессов по работе с НД.

2. Автоматизация процессов управления нормативной документацией

Цели и эффекты автоматизации:

•Автоматизация всех процессов по стандартизации: от простых до сложных многоэтапных процессов;•Значительное ускорение выполнения процессов и устранение накладных издержек;•Вовлечение и своевременное информирование всех заинтересованных лиц;•Полный контроль всех процессов и управление ими. 

Примеры автоматизируемых процессов:

•Разработка, согласование, нормоконтроль, утверждение и введение в действие документа;•Ознакомление с документом;•Внедрение документа;•Проверка документа на необходимость корректировки;•Актуализация документа;•Формирование, согласование и утверждение плана разработки, актуализации и отмены документов;•Запрос доступа к документу и обработка данного запроса;•Запрос копии документа и обработка данного запроса;•Сбор предложений и голосование по проектам внешних документов;•и любые другие процессы (настраиваемый BPM/Workflow).

Отчетно-статистические функции и аналитика

Для выполнения анализа, подготовки различных срезов по состоянию нормативного фонда и по протекающим/завершенным процессам, подсистема имеет следующие возможности: 

• Инструмент формирования разнообразной отчетности с широкими возможностями фильтрации и группировки данных по разным признакам;
• Построение отчетов по различным объектам: документам, процессам и задачам, учтенным копиям, уведомлениям, пользователям;
• Сбор статистики по использованию документов системы;
• Выгрузка отчетов в Excel.

В составе подсистемы управления документацией предоставляются следующие отчеты:• По фонду НД;• По использованию фонда НД;• По НД с истекающим/ истекшим сроком действия;• По учтенным копиям;• По истории рассылки уведомлений;• По автоматической актуализации НД;• По процессам;• По задачам. Другие отчеты и аналитика могут быть настроены в соответствии с потребностями компании.

Что  отличает подсистему управления документацией КИСМ от других решений

Комплексный подход к управлению внешней и внутренней нормативной и технической документацией – как управление имеющимся фондом, так и процессы создания и сопровождения НД.

Информационная система, которая может взаимодействовать/интегрироваться с другими системами предприятия, принимая и передавая необходимые для работы в других системах документы.

Инструмент, построенный не только на современных технологиях, импортонезависимых технологиях, но и постоянно совершенствующийся, использующий современные подходы в управлении нормативными документами: XML формат создаваемых документов, управление требованиями, управление словарями и многое другое,