В организации могут проводиться десятки различных проверок, помимо аудитов СМ, состав и частота которых зависит от:

• Сферы деятельности организации и наличия лицензируемых видов деятельности
• Рисков причинения вреда (ущерба) интересам общества
• Масштаба (размера)
• Регионов присутствия
• Ранее допущенных нарушений
• Внутренних процедур организации
• Требований потребителей
• и других факторов

Проверки со стороны госорганов

Проверка – совокупность проводимых органом государственного контроля (надзора) или органом муниципального контроля в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя мероприятий по контролю для оценки соответствия осуществляемых ими деятельности или действий (бездействия), производимых и реализуемых ими товаров (выполняемых работ, предоставляемых услуг) обязательным требованиям и требованиям, установленным муниципальными правовыми актами

По уровню контроля:

• Федеральный госконтроль (надзор)
• Региональный госконтроль (надзор)
• Муниципальный контроль

По плановости:

• Плановые
• Внеплановые

По виду:

• Документарные проверки
• Выездные проверки
• Другие виды контрольных (надзорных) мероприятий

Внутренние проверки и проверки сторонними организациями

Организация может регулярно проводить множество внутренних проверок, например:

• Проверки соблюдения требований нормативных, технических и технологических документов
• Проверки внутреннего контроля
• Проверки информационной безопасности
• Проверки контроля за эксплуатацией и состоянием сооружений и установок
• Проверки производственного экологического контроля
• Проверки метрологического надзора структурных подразделений

и принимать участие в проверках со стороны внешних организаций, например, со стороны контрагентов/потребителей.

Типовые проблемы при проведении проверок

Отсутствует единая среда хранения информации о различных проверках организации, их планах и результатах

• Часто информация только у ответственных сотрудников на локальных компьютерах или в электронной почте, иногда – на бумаге
• Иногда по отдельным проверкам информация размещается в какой-либо системе, но зачастую не системно и не по всем проверкам

Отсутствует единая среда отработки замечаний/несоответствий/нарушений/отклонений/предупреждений/рекомендаций

• Часто отработка несоответствий находится только на ручном контроле ответственного
• Теряется/забывается история и ценный опыт решения проблем, нет единой доказательной базы работы над проблемами

Проблемы оперативности реагирования и контроля исполнительской дисциплины

• Постановка и контроль поставленных задач производится вручную – по электронной почте, на бумаге, в мессенджерах, в устной форме
• Отсутствует автоматическое информирование о задачах, об истекающих сроках

Нет единства подходов по планированию, проведению и отработке результатов различных проверок

• Подходы разнятся в зависимости от видов проверок и решений ответственных сотрудников

Руководству и его представителям недоступна (или труднодоступна) полная картина по различным проверкам организации

• Какие проверки проведены, проводятся и планируются
• Кто задействован в проверках
• По каким проверкам и какие поступили замечания и как они отрабатываются

Работа с проверками в подистеме планирования и проведения проверок КИСМ

Подсистема планирования и проведения проверок КИСМ поддерживает универсальный (применимый для различных проверок) подход по работе с проверками:

Планирование, проведение и фиксация результатов проверки

1. Планирование проверки.

На данном этапе вводится общая информация о проверке, такая как :

• Внутренняя проверяющая организация или подразделение
• Внешняя проверяющая организация
• Период проведения проверки
• Регламентирующие документы
• Председатель комиссии проверки

Подсистема планирования и проведения проверок КИСМ позволяет:

• Для каждого проверяемого подразделения определить перечень проверяемых критериев
• Назначить ответственных за проверку каждого критерия
• Определить членов комиссии, которая проводит проверку

2. Проведение проверки. 

В рамках проведения проверки производится:

• Формирование журнала проверки
• Заполнение отчета о проверки

При заполнении журнала проверки КИСМ позволяет каждому проверяющему в разрезе проверяемых им подразделений и критериев:

• Фиксировать наблюдения проверки
• Прикладывать файловые свидетельства/ подтверждения

Возможности КИСМ при формировании отчета о проверке включают в себя:

• В отчет о проверке автоматически переносятся все наблюдения из журналов проверки всех проверяющих
• У председателя комиссии по проверке есть возможность добавить/изменить/удалить наблюдения
• Председатель комиссии указывает заключение по проверке
• Существует возможность выгрузки отчета в печатную форму

3. Завершение проверки. 

После утверждения отчета о проверке в Подсистеме работы с наблюдениями КИСМ будут созданы и назначены на отработку наблюдения по результатам проверки. Каждое наблюдение направляется по ЖЦ отработки наблюдений: анализ, планирование и реализация коррекций и КД, оценка результативности. Существует возможность направления утвержденного отчета о проверке на ознакомление сотрудникам.