Источник: https://studref.com/393340/menedzhment/rezultaty_audita

Все компании, имеющие сертификаты той или иной системы менеджмента (СМ) или интегрированных систем менеджмента (ИСМ), рано или поздно сталкиваются с несоответствиями, обнаруженными при проведении аудита СМ или ИСМ. Разные компании подходят к этому вопросу по-разному, одни разделяют несоответствия на существенные и не существенные, другие фиксируют все несоответствия без разделения, третьи ведут свое ранжирование несоответствий. Чтобы понять, как лучше поступить в своей организации можно открыть ГОСТ Р 55568-2013 «Оценка соответствия. Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента». В этом ГОСТе, в разделе термины и определения вы найдете нужную информацию. Рассмотрим возможные варианты несоответствий на примере аудита системы менеджмента качества. В ходе аудита системы менеджмента качества, все обнаруженные отклонения  от требований стандарта ISO 9001 и документов СМК организации, должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы группой аудиторов. Такие отклонения считаются невыполнением требований и рассматриваются как несоответствия. В зависимости от степени невыполнения требований по отношению к рассматриваемому объекту проверки различают два вида несоответствий:

Несоответствия складываются из наблюдений и свидетельств аудитора и должны быть обобщены с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства должны быть зарегистрированы. Классификация несоответствий необходима для того, чтобы иметь возможность дать оценку общей результативности СМК и безотлагательности корректирующих действий. Несоответствия классифицируют:

  Наиболее часто применяемая классификация несоответствий приведена в ГОСТ Р 55568-2013 [3.13-3.15]

1. Значительное (существенное)/критическое несоответствие (или категория 1) — несоответствие системы менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и /или обязательных требований к продукции. К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов и/или отсутствие их результативного функционирования.
2. Малозначительное (несущественное)/некритическое несоответствие (категория 2) — отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований к продукции или к снижению результативности функционирования системы менеджмента качества. К малозначительным (несущественным) несоответствиям СМК могут быть отнесены единичные несоблюдения требований в СМК.
3. Уведомление — свидетельство аудита, не носящее характера несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможного несоответствия.

Значительное (существенное, критическое) несоответствие может быть классифицировано в случаях, когда:

• В СМК организации не учтены требования раздела или пункта стандарта или его значимой части;
• В организации не достигаются поставленные цели, а продукция или услуги не соответствует установленным требованиям;
• Обнаруживаются нарушение в обязательных процедурах, предусмотренных системой менеджмента качества;
• Обнаруживается не выполнение требований, прописанных в обязательных процедурах СМК;
• Есть несколько незначительных несоответствий, которые в совокупности могут перерасти в значительные.

Примеры значительных (существенных) несоответствий:

• Не был проведен анализ системы менеджмента качества со стороны руководства;
• Бизнес-процессы или процессы системы менеджмента качества не обеспечиваются ресурсами;
• Корректирующие действия не выполняются;
• Измерительное оборудование не проверяется;
• Не представлены обязательные документированные процедуры.

Малозначительное (несущественное, второстепенное) несоответствие — это просчет в функционировании системы или в документации, причина которого может быть человеческом факторе, который может привести к недостижению целевых показателей выпускаемой продукции и может быть быстро исправлен. Например:

• Корректирующее действие не было закончено вовремя;
• Был обнаружен неучтенный измерительный инструмент, единичный случай;
• Был обнаружен неповреный или была просрочена поверка у измерительного инструмента, единичный случай;
• Пропущена учетная запись в технологической карте или карта была не заполнена, единичный случай;
• Записи о качестве не датированы или не утверждены.

Уведомление — это фиксация наблюдения аудитора сделанного в процессе проведения аудита с целью избежать возможного несоответствия. Это взгляд аудитора, который говорит о неправильном подходе в одном из многих аспектов системы менеджмента качества. Эти беспокоящие факторы не настолько серьезны, чтобы вырабатывать корректирующие действия. Уведомления являются предметом для анализа руководителями процессов с целью выработки предупреждающих действий. Поэтому уведомления — это своего рода «добавленная ценность» внешнего аудита. Примеры уведомлений:

• Акт отказа изделия А по конструктивному дефекту содержит корректирующие мероприятия, но нет отметки о выполнении предпринятых действий;
• В стандарте предприятия не определено место хранения контрольных экземпляров.

Классификация несоответствий способствует концентрации внимания на наиболее критических вопросах при разработке корректирующих действий. В некоторых организациях практикуют оформление несоответствий без классификации, например, не ранжируя их по значимости и влиянию на качество, что может способствовать распылению усилий и ресурсов на борьбу с множеством незначительных упущений и приведет к снижению эффективности аудита и СМК в целом. Все несоответствия формулируются аудитором и регистрируются в протоколах несоответствий. Зарегистрированные таким образом несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации. Руководству нужно подписать эти протоколы в знак понимания и принятия формулировки несоответствия, так как от этого зависит разработка корректирующих действий. Формулирование несоответствий также очень важно для того, чтобы доказать их оправданность, поскольку неспособность аудитора четко формулировать фактическую информацию может привести к оспариванию. Количество зарегистрированных несоответствий является основанием для принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширения или сужения области сертификации.  

Мнение эксперта ООО «Нормдокс»:

Очень хорошо, если в процессе надзорного аудита нет несоответствий, а такое бывает и не редко, но бывает так, что протоколы несоответствий выписываются в большом количестве. В этом случае важно отработать каждое несоответствие, а отработав, оценить эффективность корректирующих действий. При этом нужно помнить, что протоколы несоответствий, а также всю сопутствующую документацию нужно будет предоставить на следующий надзорный аудит в качестве объективных доказательств выполнения всех необходимых мероприятий по работе с несоответствиями. С учетом того, что следующий надзорный аудит может быть через полгода или через год, необходимо сохранить все журналы, произвести все записи в соответствующих журналах и протоколах, актуализировать неподписанные документы. Если организация использует автоматизированную систему КИСМ Нормдокс, весь учет и хранение данных по аудиту не займет много времени так как данная системе имеет встроенную подсистему работы с несоответствиями и наблюдениями и 90% рутинной работы делает машина. Если организация не пользуется автоматизированной системой, ей нужно не только обеспечить сохранность и учет всей документации по аудиту, но и обеспечить актуальность и прослеживаемость предоставленных данных. 

* ГОСТ Р 55568-2013 Оценка соответствия. Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента.